○島原市文書管理規程
平成９年11月14日訓令第４号
島原市文書管理規程
目次
第１章 総則（第１条―第７条）
第２章 文書の収受及び配布（第８条―第12条）
第３章 文書の処理（第13条―第27条）
第４章 文書の浄書及び発送（第28条―第35条）
第５章 勤務時間外の文書の取扱い（第36条・第37条）
第６章 文書の整理及び保存
第１節 通則（第38条―第46条）
第２節 文書の置換え、移換え及び引継ぎ（第47条―第49条）
第３節 文書の保存（第50条―第56条）
第４節 文書の利用（第57条・第58条）
第５節 文書の廃棄（第59条―第62条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式及び磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。
(２) 部等 島原市部設置条例（平成22年島原市条例第１号）に規定する室及び部をいう。
(３) 部長等 部等の長
(４) 課 島原市部設置条例施行規則（平成22年島原市規則第14号）に規定する課、会計課、有明支所及び水道課をいう。
(５) 課長 課の長
(６) 特殊文書 次に掲げる文書をいう。
ア 内容証明、配達証明、一般書留、簡易書留、現金書留及び特別送達扱いによる文書（明らかに私信と認められるものを除く。）
イ 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪に関わると認められる文書
(７) 電子文書 文書のうち、電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(８) 総合行政ネットワーク文書 電子総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
(９) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(10) 電子決裁・文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムで総務部総務課長（以下「総務課長」という。）が管理するものをいう。
(11) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(12) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(13) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を所管する課（以下「所管課」という。）の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(14) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(15) 移換え ファイリング・キャビネット（以下「キャビネット」という。）の上２段に収納している当該会計年度処理若しくは当該暦年処理の文書をキャビネットの下１段又は事務室内の書棚等に移すことをいう。
(16) 置換え キャビネットの下１段又は書棚等に収納している文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。
（文書取扱いの原則）
第３条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
（課長の職務）
第４条 課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
（文書取扱責任者及び文書取扱担当者の設置等）
第５条 課長は、文書事務を円滑に行うため、当該課の職員のうちから適当と認める者を、文書取扱責任者（ファイリング・マネージャー）及び文書取扱担当者（ファイリング・クラーク）として指名するものとする。
２ 課長は、文書取扱責任者及び文書取扱担当者を指名したとき又は異動等により新たに指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。
（文書取扱責任者及び文書取扱担当者の職務）
第６条 文書取扱責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。
(１) 文書の処理の促進に関すること。
(２) 文書の審査に関すること。
(３) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(４) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
２ 文書取扱担当者は、文書取扱責任者の指示を受け、次に掲げる事務に従事する。
(１) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(２) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(３) 未完結文書の追求に関すること。
(４) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(５) 完結文書の移換え、置換え、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(６) 文書〔収受・発送〕件名簿（様式第１号）の記載及び整理に関すること。
(７) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。
（文書取扱責任者会議等）
第７条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱責任者及び文書取扱担当者の合同会議を招集するものとする。
第２章 文書の収受及び配布
（本庁に到達した文書の収受）
第８条 本庁に到達した文書（課に直接到達した文書及び電子文書を除く。）は、総務部総務課（以下「総務課」という。）で収受するものとし、特殊文書を除き、次に掲げるところにより処理する。
(１) 配布先の明確な文書を開封せず、配布棚に区分し配布すること。
(２) 市長又は市あての文書を開封し、所管課に配布すること。
(３) ２以上の課の所管にわたる文書又は物品は、その関係の最も深い課に配布すること。
(４) 必要に応じ、封筒又は文書に島原市受付印を押すこと。
(５) 収受した文書は、原則として当日中に所管課の長（以下「所管課長」という。）に配布すること。
（特殊文書の収受）
第９条 特殊文書を収受したときは、総務課で特別文書等受領記録簿（様式第２号）に差出人その他を記録の上、所管課又は名あて人に配布し、受領印を徴さなければならない。この場合において、第２条第６号イに掲げる文書については、総務課の収受担当者が到達日時を封筒に明記するものとする。
２ 特殊文書以外の文書を開封した際に、現金その他金券又は第２条第６号イに掲げる文書が同封されていた場合においては、特殊文書として前項の規定により収受手続を行わなければならない。
（電子文書の収受）
第10条 電子文書は、当該電子文書が到達した課で収受するものとする。ただし、当該電子文書が市の業務に関係がないと認められるときは、この限りでない。
２ 前項の規定により電子文書を収受した課が当該電子文書の所管課でないときは、文書取扱責任者は直ちに当該電子文書を所管課に転送するものとする。
（各課における文書の収受）
第11条 文書取扱担当者は、課に文書（電子文書を除く。）が到達したときは、当該文書の余白に収受印を押し、文書〔収受・発送〕件名簿（以下「収発件名簿」という。）に、次に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易なものその他の収発件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、押印及び収発件名簿の作成を省略することができる。
(１) 収受年月日
(２) 記号及び番号
(３) 発送年月日
(４) 件名
(５) 発信者
(６) 受信者
２ 文書取扱担当者は、課に電子文書が到達したときは、必要がないと認められる場合を除き、当該電子文書を紙媒体に印字し、前項の規定により収受手続きを行わなければならない。
３ 第１項の規定により作成した収発件名簿は、所管課において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
４ 所管課長は、総務課から配布された文書が誤って配布されたときは、直ちに総務課に当該文書を返付し、各課相互間において転送してはならない。
５ 所管課長は、前条第２項の規定により転送された電子文書が誤って転送されたときは、直ちに当該電子文書を転送した課にその旨を連絡しなければならない。
（郵便料金の未納又は不足の文書の処理）
第12条 本庁に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
第３章 文書の処理
（課長の指示）
第13条 課長又は当該文書を所管する班長は、第11条第１項及び第２項の規定により文書の収受をしたときは、必要に応じ担当職員に処理方針を示し、次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。
(１) 決裁区分
(２) 供覧の要、不要
(３) 回答の要、不要
(４) 処理期日
(５) 合議先又は供覧先
(６) 参考資料の要、不要
(７) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項
２ 担当職員は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。
（処理の期間）
第14条 課において収受した文書は、原則としてその日のうちに担当者へ回付し、担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。
２ 回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を得なければならない。
（決裁区分）
第15条 起案の文書には、決裁区分を表示するものとし、決裁区分は次の表のとおりとする。
決裁区分 | 事項 |
市長 | 市長の決裁を要するもの |
副市長 | 副市長限りで専決するもの |
部長 | 部長限りで専決するもの |
部次長 | 部次長限りで専決するもの |
課長 | 課長限りで専決するもの |
（供覧の処理）
第16条 文書の供覧は、紙文書（記録媒体が紙であるものをいう。）にあっては、回議用紙（様式第３号。以下同じ。）に供覧する旨表示又は当該文書の余白に供覧押印欄を設け、供覧する旨表示して回覧するものとし、電子文書（紙文書をＰＤＦ等に変換したものを含む。）にあっては、電子決裁・文書管理システムにより処理するものとする。
２ 所管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁権者（島原市事務決裁規則（平成22年島原市規則第15号）に規定する決裁権者をいう。）の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。
（起案）
第17条 起案は、回議用紙又は電子決裁・文書管理システムを用い、その文体、表現等については平易明確に行わなければならない。ただし、軽易な事案に係る起案については、回議用紙を用いないことができる。
２ 前項ただし書の場合の起案は、当該事案に係る文書の余白等に決裁押印欄を設けて伺い文を当該余白に朱書しなければならない。
３ 市長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、市長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。
４ 第１項の起案には、所管課、起案担当者、決裁区分、分類、保存年限、決裁に必要な合議、審査その他の事案決裁に関与する者の職名、起案年月日、件名、伺い文、あて先、発信者名等の必要事項を、それぞれ記載しなければならない。
（関係文書の添付等）
第18条 起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに、参照を要する事項はその資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
２ 収受した文書に基づいて行う起案には、必ず当該収受した文書を添付しなければならない。
（起案の回議順序）
第19条 起案は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(１) 必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を所管する班長（班長以上の者が起案担当者となった場合は、その者の直属上司）から順次直属上司の決裁を受けなければならない。
(２) 事案の処理及び施行が他の課に関係があると認められるときは、各部部次長の決裁又は閲覧を受けてから回議しなければならない。
（特別取扱方法）
第20条 供覧文書及び起案文書には、事案の性質により、「重要」、「至急」、「秘」等の注意事項を施行取扱の欄に表示し、機密を要する起案は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。
（合議）
第21条 ２以上の課に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、あらかじめ十分協議のうえ、次に掲げる区分により合議を受けなければならない。
(１) 他の課に関連がある起案文書で、課長専決のものは、所管課長を経て他の課に合議すること。
(２) 同一部内における他の課に関連がある起案文書で、部長専決以上のものは、部次長を経て、他の課へ合議すること。
(３) 他の部等に関連がある起案文書で、部長専決以上のものは、主務部長を経て、他の部等に合議すること。
２ 合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課と協議しなければならない。
３ 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案した課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。
（起案の持回り）
第22条 起案は、原則として持ち回って決裁を受けてはならない。ただし、特に緊急又は機密を要する起案その他重要な起案に限り、持回り決裁を受けることができる。
２ 持回り決裁を受けようとするときは、起案の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
（文書の審査）
第23条 市長名をもって庁外へ文書を発する起案については、決裁前に当該事務を所管する班長の形式審査を受けなければならない。
２ 前項の形式審査は、起案の内容について適正な文書の決定がなされるよう次に掲げる事項について、実施するものとする。
(１) 関係課合議先の適否について
(２) 文体、用字、用語等について
(３) 様式等書類の形式について
３ 第１項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の要があるものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。
（未完結文書の追求）
第24条 文書取扱責任者又は文書取扱担当者は、所管課長の指示を受け、常に未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
（文書の処理経過の調査等）
第25条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理の経過を調査し、又は所管課長から報告を受け、それに基づき所管課長に指示を与えることができる。
（決裁年月日）
第26条 決裁済みの起案文書（以下「決裁済文書」という。）は、各課において、それぞれ文書取扱担当者が、速やかに、決裁年月日を記入しなければならない。
（決裁に係る文書の処理）
第27条 決裁に係る文書は、原則として配布棚に区分し、各課の文書取扱担当者に回付するものとする。
第４章 文書の浄書及び発送
（浄書及び校合）
第28条 決裁済文書を施行する場合（通信回線により送信する場合を含む。）においては、当該施行に用いようとする文書等（以下この条において「施行文書」という。）を浄書（通信回線により送信する原稿（以下「送信原稿」という。）の作成を含む。）し、速やかに当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを校合（送信原稿と起案文書との確認を含む。）しなければならない。
２ 前項の規定による浄書及び校合は、起案者又はその事案の事務担当者が行うものとする。ただし、緊急を要する文書又は所管課で浄書することができないものについては、外注その他の方法によることができる。
（文書の発信者名）
第29条 庁外へ発送する文書は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名若しくは部名を用いることができる。
２ 庁内文書は、事案の軽重により副市長名又は部長名若しくは課長名を用いるものとする。
（公印等）
第30条 発送する文書は、公印及び契印の押印又は電子署名の付与を行わなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、公印及び契印の押印又は電子署名を省略することができる。
２ 電子署名を行うために必要な手続きその他の事項は、別に定める。
（文書の記号及び番号）
第31条 発送する文書は、文書の記号及び番号を付さなければならない。ただし、儀礼的なもの、刊行物、契約書など記号番号を付することが適当でない文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。
２ 文書記号は、別表第１に定めるとおりとし、文書番号は、会計年度による一連番号とする。
３ 文書の記号及び番号の付し方は、次に掲げる方法による。
(１) 庁外文書 会計年度の年数、島、文書記号、文書番号の順に記入する。 （例） 31島総第100号
(２) 庁内文書 庁外文書と同様とする。ただし、庁内における会議の連絡等については、文書の記号及び番号を付番する代わりに「事務連絡」と付すものとする。
(３) 指令番号 島原市指令、会計年度の年数、文書記号、文書番号の順に記入する。 （例） 島原市指令31総第７号
（令達番号）
第32条 法規文書、公示文書及び令達文書（指令文書を除く。）は、市名の後に文書の種類を表す文字を付し、総務課所管の令達番号簿（様式第４号）により、暦年による一連番号を付けなければならない。ただし、総務課長が特に認める場合は、所管課において、一連番号を付けることができる。
（庁外文書の発送）
第33条 庁外へ発送する文書（電子文書を除く。以下この項及び次項において同じ。）は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、所管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が所管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、所管課において発送することができる。
２ 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくは郵便はがき又は総務課長の指定する方法とする。
３ 料金後納による発送の場合は、発送する文書に後納郵便用各課集計票（様式第５号）を添え、総務課へ提出しなければならない。
４ 総務課は、前項の依頼により後納郵便物等差出票（様式第６号）に必要な事項を記入し、これにより発送したものについては、毎月、前月分の郵便に係る料金を所管課へ通知するものとする。
（電子文書の発送）
第33条の２ 電子文書は、所管課において発送するものとする。
（庁内文書の発送）
第34条 庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要な文書を除くほか、封筒を使用してはならない。
２ 庁内文書を電子文書で発送する場合は、グループメールを使用しなければならない。ただし、部長名又は課長名によらない担当者間の事務連絡等軽易な文書にあっては、庁内グループウェアの掲示板を使用する。
（施行年月日）
第35条 施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。
第５章 勤務時間外の文書の取扱い
（勤務時間外の到達文書の収受）
第36条 勤務時間外に到達した文書（電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。）は、当直者が収受し、次の方法により処理しなければならない。
(１) 文書は、すべて収受の順番によりその封皮又は余白に一連番号をつけ、当直日誌に記録すること。
(２) 収受した文書は、取り扱い分を取りまとめて結束し、整理しておくこと。
（文書の施行）
第37条 緊急を要するため、勤務時間外に文書を施行するときは、次の方法により処理しなければならない。ただし、電子文書にあっては、この限りでない。
(１) 文書の浄書は、所管課で行うこと。
(２) 浄書した文書は、当直者の承認を受けて公印を押印すること。
(３) 文書の発送は、所管課で行うこと。
(４) 発送の方法は、料金後納の方法又は郵便切手若しくは郵便はがきにより行うこと。
第６章 文書の整理及び保存
第１節 通則
（文書の整理）
第38条 文書は、原則として島原市基本文書分類表（別表第２）に基づき分類記号を付け、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
２ 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとらなければならない。
（電子文書の管理）
第39条 職員が職務上作成し、又は利用する電子文書については、この規程に定めるもののほか市長が別に定めるところにより、適切に管理しなければならない。
（文書の保管）
第40条 文書の保管は、所管課を保管単位として行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
２ ２以上の課の所管に係る文書は、関係課相互間で協議の上、最も関係の深い課において文書の原本を保管又は保存するものとする。
（ファイル基準表）
第41条 課長は、毎年４月１日までに当該保管単位において管理する文書についてファイル基準表（様式第７号）を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
２ 前項の規定により作成するファイル基準表は、保管単位に保管し、文書取扱担当者において当該年度の記載事項の変動を記録しなければならない。
３ 文書取扱担当者は、前項に規定するファイル基準表の記載事項の変更を総務課長に届け出なければならない。
（ファイル基準表の精査）
第42条 総務課長は、前条の規定により提出されたファイル基準表によりその運用の適否を精査する。
（保管用具）
第43条 文書（電子文書を除く。以下この章（第50条から第54条までを除く。）において同じ。）の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、それぞれ適切な用具を使用することができる。
２ キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列し、配列順序は左から、段数は上から順次数える。
３ キャビネットの増減は、書類の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。
（担当者の文書の整理等）
第44条 担当者は、当日中に処理の済まない文書を未処理フォルダーに入れて一定の位置に収納しておかなければならない。
２ 担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を個人で管理してはならない。
３ 担当者は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。
（完結文書の整理及び保管）
第45条 担当者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、個別フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、それに適した用具に保管するものとする。
２ 前項の規定により文書を保管するときは、３段キャビネットにあっては、当該会計年度の完結文書（以下「年度文書」という。）又は当該暦年で処理すべき完結文書（以下「暦年文書」という。）を上２段に、前年度の年度文書又は前年の暦年文書を下１段に収納し、その他のキャビネットにあっては、これに準ずる。
（編集及び製本）
第46条 必要があると認める文書は、編集及び製本することができる。編集及び製本した文書には、背表紙（様式第８号）を付し、これに件名、年度又は年、分類番号、取扱・保存年限又は年及び所管課名を記載しなければならない。
第２節 文書の置換え、移換え及び引継ぎ
（置換え及び移換え）
第47条 文書の置換えは、年度文書にあっては毎年３月末に行うものとし、暦年文書にあっては毎年12月末に行う。
２ 文書の移換えは、毎年４月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定める置換えに引き続いて行うことができる。
３ 常時使用する文書は、個別フォルダーの所定の箇所に「資」の表示をし、置換え及び移換えを行わないことができる。
（置換えの方法）
第48条 文書取扱担当者は、保存を必要とする文書のうち第51条に定める第１種長期保存から第５種３年保存までの文書を個別フォルダーごと保存年限別に区分して置き換える。
２ 前項の規定により置き換えた文書は、保存年限別に保存箱に収納し、保存箱ごとに文書保存箱カード（様式第９号）を作成し、その写しを保存箱に貼付する。
（置換え文書の引継ぎ）
第49条 所管課長は、前２条の規定により置き換えられた文書について、総務課長から引継ぎを求められたときは、当該文書に文書保存箱カードを添えて総務課長に引き継がなければならない。
第３節 文書の保存
（文書の保全年限）
第50条 文書の保存年限は、ファイル基準表による。文書の保存年限の主なものは、別表第３に定めるとおりとする。
（文書の保存年限の種別）
第51条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
(１) 第１種 長期保存
(２) 第２種 10年保存
(３) 第３種 ７年保存
(４) 第４種 ５年保存
(５) 第５種 ３年保存
(６) 第６種 １年保存
２ 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
（保存年限の設定）
第52条 文書保存年限の決定又はその内容の変更は、所管課長が行う。
２ 所管課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
３ 文書取扱担当者は、前２項の規定により決定した文書の保存年限をファイル基準表に記載しなければならない。
（保存年限の計算）
第53条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。
（完結文書の保存方法）
第54条 保存を必要とする完結文書は、所管課長の指示を受けて、文書取扱責任者又は文書取扱担当者が次に掲げるところに従い保存しなければならない。
(１) 年度文書は年度ごとに、暦年文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。
(２) 保存箱に収納すること。
(３) 年度又は年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。
(４) 相互に密接な関係がある２以上の完結文書は、１件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、かつ、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。
（文書の保存場所）
第55条 文書は、文書庫に保存するものとする。ただし、有明支所その他市の施設にあっては、当該施設において保存することができる。
２ 前項に定める文書庫は、総務課長が管理するものとし、前項ただし書に定める本庁以外の施設については、当該施設の管理者が管理するものとする。
（保存した文書の閲覧等）
第56条 職員が、職務上必要とする場合は、総務課長の許可を得て、文書庫に保存した文書（以下この条において「保存文書」という。）を閲覧し、又は借覧することができる。この場合において、閲覧するときは口頭で、借覧するときは文書保存箱カード（裏面）に必要事項を記入の上、借覧しなければならない。
２ 文書の閲覧及び借覧は、勤務時間内に行わなければならない。
３ 文書の借覧期間は、５日以内とする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
４ 総務課長は、保存文書の借覧期間中であっても必要があると認めるときは、いつでも返還させることができる。
５ 保存文書は、これを抜き取り、取り替え若しくは削除し、又は他に転貸してはならない。
第４節 文書の利用
（文書の持出し）
第57条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ所管課長の許可を得たときは、この限りでない。
（文書の貸出し等）
第58条 文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとするときは、当該所管課長の許可を得なければならない。
２ 所管課長は、必要があると認めるときは、貸し出した文書の返還を求めることができる。
第５節 文書の廃棄
（文書の廃棄の決定）
第59条 所管課長は、長期保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、１年保存の文書及び軽易な事案に係る起案等で電子文書（紙文書を電子データに変換したものを含む。）として電子決裁・文書管理システムを利用し保存しているものの紙文書については、総務課長との協議を要しない。
２ 総務課長は、第49条の規定により引き継がれた文書（長期保存文書を除く。）が保存年限を経過したときは、所管課長に通知の上、廃棄するものとする。
第60条 総務課長は、第49条の規定により総務課長に引き継がれた文書のうち、長期保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から20年ごとに、あらためて保存の可否を所管課長に決定させなければならない。
２ 総務課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書を廃棄することができる。この場合においては、次条の規定を準用する。
（廃棄文書の処理）
第61条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いの下に焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
２ 前項の焼却等の利便を図るため、総務課長は、毎年、各課ごとに廃棄する日を設定するものとする。
第62条 前条の規定により、文書を廃棄したときは、文書保存箱カードにその旨を記載しなければならない。ただし、１年保存の文書については、この限りでない。
附 則
１ この規程（以下「新規程」という。）は、平成９年12月１日から施行する。
２ 島原市文書管理規程（昭和37年島原市訓令第４号。以下「旧規程」という。）は、廃止する。
３ 旧規程により既に保全年限が設定されている文書において、保存年限の区分が永年保存であるものは、長期保存とみなす。
４ 前項に規定するものを除くほか、新規程の施行前に、旧規程によってなした手続その他の行為は、新規程によってなしたものとみなす。
５ 新規程施行の際、ファイリング・システムが導入されていないその他公の施設にあっては、ファイリング・システムが導入されるまでの間は、新規程中ファイリング・システムに基づく事務処理に関する規定は適用せず、なお従前の例による。
６ 旧規程により調製した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。
７ 有明町の編入の日（以下「編入日」という。）前に、有明町処務規則（昭和44年有明町規則第２号。以下「有明町規則」という。）の規定によりなされた手続その他の行為は、この規則の相当規定によりなされたものとみなす。
８ 編入日前に有明町規則の規定により保存期間を定められた文書は、この規程に基づき保存期間を定められたものとみなす。この場合において、保存期間が永年とされているものの保存期間は、長期保存とする。
９ 有明町に係る文書の取扱いについては、ファイリングシステムが導入されるまでの間は、有明町規則の例による。
10 有明町規則の規定により調製した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附 則（平成11年２月24日訓令第２号）
この規程は、平成11年４月１日から施行する。
附 則（平成11年４月12日訓令第８号）
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則（平成17年12月26日訓令第10号）
この訓令は、平成18年１月１日から施行する。
附 則（平成19年２月20日訓令第３号）
１ この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第２条の規定は、平成19年４月１日から施行する。
２ この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の島原市文書管理規程に規定する様式により調製した用紙は、この訓令の施行後においても当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附 則（平成20年６月30日訓令第９号）
この訓令は、平成20年７月１日から施行する。
附 則（平成22年３月31日訓令第１号）
この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成24年３月30日訓令第２号）
この訓令は、平成24年４月１日から施行する。
附 則（平成25年12月26日訓令第22号）
この訓令は、平成26年１月１日から施行する。
附 則（平成28年４月１日訓令第７号）
この訓令は、発令の日から施行する。
附 則（平成30年２月１日訓令第１号）
この訓令は、発令の日から施行する。
附 則（平成30年３月23日訓令第２号）
この訓令は、平成30年４月１日から施行する。
附 則（令和元年10月１日訓令第２号）
この訓令は、令和元年10月１日から施行する。
附 則（令和５年12月８日訓令第８号）
この訓令は、発令の日から施行する。
別表第１（第31条関係）
文書記号表 | ||
部名 | 課名 | 記号 |
市長公室 | 秘書人事課 | 秘 |
政策企画課 | 政 | |
シティプロモーション課 | シ | |
総務部 | 総務課 | 総 |
税務課 | 税 | |
契約管財課 | 契 | |
市民部 | 市民安全課 | 安 |
市民窓口サービス課 | 窓 | |
市民協働課 | 協 | |
環境課 | 環 | |
福祉保健部 | 福祉課 | 福 |
こども課 | こ | |
保険健康課 | 保 | |
農林水産部 | 農林課 | 農 |
耕地水産課 | 耕 | |
商工観光部 | 商工振興課 | 商 |
しまばら観光課 | 観 | |
建設部 | 道路課 | 道 |
都市整備課 | 都 | |
会計課 | 会 | |
有明支所 | 支 | |
水道課 | 水 | |
別表第２（第38条関係）
別表第３（第50条関係）
第１種 長期保存
(１) 議決書、会議録等議会に関する重要なもの
(２) 条例、規則その他例規の基礎となるもの
(３) 訴願、訴訟及び不服申立てに関するもの
(４) 儀礼、式典その他渉外関係の重要なもの
(５) 職員の任免、賞罰等人事に関する重要なもの
(６) 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの
(７) 表彰、褒章に関するもの
(８) 事務引継に関する重要なもの
(９) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(10) 市債に関する重要なもの
(11) 財産の取得、管理及び処分等に関する重要なもの
(12) 認可、許可に関する重要なもの
(13) 市町村の廃置分合及び境界町名変更等に関するもの
(14) 公の施設の設置、変更及び廃止等に関する重要なもの
(15) 都市計画・事業その他計画に関する重要なもの
(16) 市の沿革及び市史の資料となる重要なもの
(17) 災害に関する重要なもの
(18) 原簿、台帳、図面等で重要なもの
(19) 前各号のほか、長期保存の必要があるもの
第２種 10年保存
(１) 議会に関するもの
(２) 備品の出納に関するもの
(３) 予算、決算及び出納に関する重要なもの
(４) 災害救助に関するもの
(５) 工事又は物品等に関する契約で重要なもの
(６) 補助金に関する重要なもの
(７) 調査、統計及び報告等で重要なもの
(８) 陳情に関する重要なもの
(９) 前各号のほか、10年保存の必要があるもの
第３種 ７年保存
(１) 市税の賦課徴収に関するもので７年保存の必要があるもの
(２) 前各号のほか、税に関するもので７年保存の必要があるもの
第４種 ５年保存
(１) 予算、決算及び出納に関するもの
(２) 補助金及び交付金に関するもの
(３) 調査、統計、報告及び証明等に関するもの
(４) 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの
(５) 前各号のほか、５年保存の必要があるもの
第５種 ３年保存
(１) 通知、照会、回答、その他往復文書に関する重要なもの
(２) 前各号のほか、３年保存の必要があるもの
第６種 １年保存
(１) 軽易な通知、照会、回答等
(２) 前各号のほか、１年を超えて保存する必要がないと認められるもの
様式第１号（第６条関係）
様式第２号（第９条関係）
様式第３号（第16条関係）
様式第４号（第32条関係）
様式第５号（第33条関係）
様式第６号（第33条関係）
様式第７号（第41条関係）
様式第８号（第46条関係）
様式第９号（第48条関係）
様式第10号（第46条関係）
